Workspaces stehen dir nur im Agency-Plan zur Verfügung. Sie helfen dir, den Überblick zu behalten: egal ob du für mehrere Kund:innen oder an eigenen Projekten arbeitest.
Leg für deine Projekte oder Kund:innen einen eigenen Workspace an und verwalte darin alle zugehörigen Verträge separat. So bleibt alles sauber getrennt und du findest jede Einwilligung genau dort, wo sie hingehört.
Du kannst standardmäßig bis zu drei Workspaces erstellen. Unter “Plan verwalten” kannst du beliebig viele Workspaces hinzubuchen.
Jedem Workspace können folgende Attribute zugewiesen werden:
- Name
Gib deinem Workspace einen Namen deiner Wahl, z.B. Kund:in oder Projekt.
- Farbe (optional)
Bestimme eine Farbe zur besseren Abgrenzung in der Vertragsansicht.
- Logo (optional)
Lade ein passendes Logo für den Workspace hoch.
- Beschreibung (optional)
Weiterführende Infos zu diesem Workspace, z.B. Verwendungszweck
- Auftraggeberinformation (optional)
Du verwendest einen Workspace ausschließend für eine:n bestimmte:n Kund:in? Hier kannst du alle Daten eingeben, die anschließend bei jedem Vertrag in diesem Ordner im Feld “Firmeninformation des Auftraggebers” vorausgefüllt werden, z.B.: Testfirma, Teststraße 123, 1234 Teststadt
- Workspace archivieren
Wenn du einen Workspace nicht mehr benötigst, kannst du ihn über diese Funktion ins Archiv verschieben. Achtung: Archivierte Workspaces können nicht mehr reaktiviert werden, d.h. es können keine Änderungen mehr vorgenommen, Verträge erstellt oder Signaturen hinzugefügt werden. Alle bereits vorhandenen Daten bleiben aber natürlich erhalten und können jederzeit eingesehen werden.
In jedem Workspace hast du eine Übersicht über deine darin vorhandenen Ordner sowie alle Verträge, die in diesem Workspace angelegt wurden.
Jedem Teammitglied können für einzelne Workspaces Berechtigungen zugewiesen werden. Berechtigungen reichen vom Bearbeiten von Projekten über das Löschen von Unterschriften bis zum Export der Vertragsdaten. Die Einstellungen dafür findest du unter dem Menüpunkt “Team”.Die Einstellungen dafür findest du unter dem Menüpunkt “Team”.